Charte de protection des données des locataires, demandeurs de logement et visiteurs du site internet

  1. Propos introductifs

Dans le cadre de son activité La SEMIS est amenée à collecter et traiter des données à caractère personnel sur les demandeurs de logements, ses locataires et les visiteurs du site internet.

A travers ce document La SEMIS renouvelle son engagement à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel qu’elle traite.

La présente charte énonce les grands principes et principales lignes directrices de La SEMIS en matière de protection des données à caractère personnel sans que ces derniers ne s’y limitent. En effet nous pouvons être amenés à vous informer de façon plus précise ou spécifique lors de la collecte effective de données pour un traitement en particulier (par exemple par le biais de mentions sous les formulaires de nos sites internet).

L’objectif de cette Charte est également d’informer en toute transparence les personnes de la manière dont leurs données sont traitées par La SEMIS.

Afin que notre charte soit la plus accessible et lisible, La SEMIS vous offre la possibilité d’en lire une version condensée.

1.1 Définitions

Avant de vous expliquer de quelle façon La SEMIS traite vos données à caractère personnel, définissons les termes essentiels dégagés par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Règlement Général relatif à la Protection des Données (RGPD) : réglementation applicable aux organismes privés et publics traitant des données à caractère personnel.

 

Données à caractère personnel : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (dénommée « personne concernée »). Pour exemple, peuvent être des données à caractère personnel :

 

Délégué à la protection des données (DPD) : Personne chargée d’assurer la protection des données à caractère personnel au sein de La SEMIS. Vous pouvez, si besoin est, la contacter : [DPO SEMIS 52 cours genêt 17100 SAINTES].

 

Responsable de traitement : Sauf désignation expresse par les dispositions législatives ou réglementaires relatives à ce traitement, il s’agit de la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

 

Sous-traitant : Il s’agit de la personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement.

  1. La charte en bref

2.1 Pourquoi La SEMIS traite vos données ?

 

Dans le cadre de ses missions de bailleur social, La SEMIS est amenée à collecter des données personnelles par le biais de ses différentes interactions avec ses demandeurs, locataires ou encore visiteurs de son site internet et de ses applications.

Que vous soyez demandeurs, locataires ou bien visiteur du site internet, vos données personnelles seront traitées par La SEMIS pour diverses raisons.

Ce peut être pour gérer les attributions aux logement sociaux à la suite d’une demande, conclure un contrat de location ou bien vous accompagner durant tout votre parcours locatif tant pour des besoins administratifs que techniques.

La SEMIS en tant que responsable de traitement est amenée à traiter des données aussi bien dans le cadre de la gestion des demandeurs (enregistrement et instructions des demandes de logements sociaux…) que pour répondre aux obligations de gestion des dossiers des locataires ainsi que des contentieux.

Lors de votre navigation sur notre site internet et nos applications, vos données sont collectées. Elles sont principalement traitées dans le but de gérer les demandes adressées vis les formulaires de contact, ou encore pour établir des statistiques de fréquentation.

 

2.2 Quelles données personnelles traitons-nous ?

 

Dès lors, selon le but poursuivi nous pouvons être amenés à collecter les informations suivantes :

 

2.3 Quels sont vos droits ?

Vous avez le droit de rectifier, corriger vos données, de les supprimer, d’en demander une copie. Vous pouvez demander d’arrêter ou de restreindre le traitement. Vous pouvez demander que vos données soient envoyées à un autre organisme. Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment si vous l’aviez donné pour la réalisation d’un traitement.

 

 

 

Pour exercer ces droits, vous devez vous adresser à notre délégué à la protection des données [dpo@semis-ophlm.com] ou par courrier à l’attention du délégué à la protection des données – [DPO SEMIS 52 cours genêt 17100 SAINTES].

 

2.5 A qui pouvons-nous communiquer vos données personnelles ?

 

Nous pouvons, si besoin est, communiquer vos données personnelles :

 

2.6 Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

 

Nous conservons vos données uniquement le temps qu’il nous faudra pour accomplir le but poursuivi. Pour cela, nous tenons compte également des délais légaux applicables ainsi que des recommandations de la CNIL.

Les documents locataires tels que les avis d’imposition, carte d’identité, dossier locataire sont conservés 5 ans après la fin du bail.

Les documents concernant le traitement des besoins techniques des locataires ainsi que les états des lieux sont conservés pendant la durée de vie du bail plus 5 années supplémentaires.

 

Les éléments exposés ci-dessus constituent un condensé de notre politique de confidentialité, si vous souhaitez en savoir davantage sur la manière dont La SEMIS traite vos données à caractère personnel, nous vous invitons à poursuivre votre lecture.

 

  1. Charte de protection des données personnelles

3.1 De quelle manière vos données à caractère personnel en tant que locataire et demandeur de logement sont-elles traitées ?

 

Pour quelles finalités ? Quelles données à caractère personnel collectons-nous ? Qui peut avoir accès à vos données ?  Sur quel fondement juridique se base le traitement ?
·      Attribution du logement social (Enregistrements, instructions des demandes, prise en compte des décisions de la commission…)

 

·      Réalisation d’enquêtes obligatoires (Ex : SLS/OPS)

 

 

 ·      Données d’identification détaillées (nom, prénom, date de naissance, nationalité, adresse postale, téléphone, adresse électronique, numéro unique d’enregistrement, etc.)

 

·      Situation familiale et vie personnelle : (statut marital, nombre d’enfant et membre du foyer à charge, situation locative, etc.)

 

 ·      Personnel habilité de La SEMIS dans le cadre de l’exercice de ses fonctions (service gestion locative, gestion des impayés, secrétariat, etc.)

 

·      Partenaires sociaux pouvant participer à la gestion des demandeurs et locataires (CAF-MSA, CCAS, commission d’attribution des logements, commission DALO, Fond de solidarité pour le logement etc.)

·      Sous-traitants/ Prestataires La SEMIS dans la limite de l’exécution de leur mission (prestataire en charge de la fourniture et maintenance du logiciel métier de gestion locative, prestataire en charge de la réalisation de travaux, etc.)

 

·      Organisme ou autorité légalement autorisé à connaitre vos informations (CAF-MSA, ANCOLS, Administration fiscale, etc.)

  

 

 

 

 

 

·      Traitements nécessaires au respect d’obligations légales.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
·      Gestion et suivi des baux (suivi de l’exécution du bail, du quittancement, gestion des loyers et charges…)

 

 ·      Vie professionnelle (emploi actuel, type de contrat, employeur, formation, scolarité, etc.)

 

·      Données économiques et financières (revenus dont montant et type d’aide perçue, présence d’un plan de surendettement/apurement ou procédure de rétablissement personnel etc.)

 

·      Données sensibles (informations relatives au handicap)

 

·      Numéro de sécurité Sociale (uniquement dans le cadre de l’enregistrement des demandes de logement)

 

 

 

 

 

 

 

 

 ·      Personnel habilité de La SEMIS dans le cadre de l’exercice de ses fonctions (service gestion locative, gestion des impayés, secrétariat, etc.)

 

·      Partenaires sociaux pouvant participer à la gestion des demandeurs et locataires (CAF-MSA, CCAS, commission d’attribution des logements, commission DALO, Fond de solidarité pour le logement etc.)

 

·      Sous-traitants/ Prestataires La SEMIS dans la limite de l’exécution de leur mission (prestataire en charge de la fourniture et maintenance du logiciel métier de gestion locative, prestataire en charge de la réalisation de travaux, etc.)

·      Organisme ou autorité légalement autorisé à connaitre vos informations (CAF-MSA, ANCOLS, Administration fiscale, etc.)

 

  

 

 

 

 

·      Traitements nécessaires à l’exécution d’un contrat
·      Enquête de satisfaction

·      Réalisation de statistiques

·      Enregistrement et suivi des enquêtes téléphoniques à des fins d’amélioration de la qualité

·      Echanges d’informations avec les locataires et demandeurs

 

 ·      Données d’identification (nom, prénom, adresse postale, téléphone, adresse électronique, etc.)

 

·      Situation familiale et vie personnelle : (statut marital, nombre d’enfant et membre du foyer à charge, situation locative, etc.)

 

·      Vie professionnelle (emploi actuel, type de contrat, employeur, formation, scolarité, etc.)

 ·      Personnel habilité de La SEMIS dans le cadre de l’exercice de ses fonctions (service gestion locative, gestion des impayés, secrétariat, etc.)

·      Sous-traitants/ Prestataires La SEMIS dans la limite de l’exécution de leur mission (prestataire en charge de la fourniture et maintenance du logiciel métier de gestion locative, prestataire en charge de la réalisation de travaux, etc.)

  

 

 

·      Traitements nécessaires à la poursuite des intérêts légitimes
·      Accompagnement et suivi social des locataires et demandeurs en difficultés ·      Informations relatives aux difficultés sociales rencontrées. ·      Personnel habilité de La SEMIS dans le cadre de l’exercice de ses fonctions (service gestion locative, gestion des impayés, secrétariat, etc.)

 

·      Partenaires sociaux pouvant participer à la gestion des demandeurs et locataires (CAF-MSA, CCAS, commission d’attribution des logements, commission DALO, Fond de solidarité pour le logement etc.)

  

·      Traitement fondé sur l’intérêt légitime des personnes concernées

 

 

3.2 De quelle manière vos données à caractère personnelles en tant que visiteur du site internet sont-elles traitées ?

 

Pour quelles finalités ? Quelles données à caractère personnel collectons-nous ? Qui peut avoir accès à vos données ?  Sur quel fondement juridique se base le traitement ?
·      Sécurisation, analyse et développement de l’efficacité du contenu de notre site et de nos applications. ·      Données de connexion (Adresses IP, journaux d’événements…)

·      Données relatives aux mesures d’audience (statistiques sur les pages vues, le temps passé sur une page, etc.)

 ·      Personnel habilité de La SEMIS dans le cadre de l’exercice de ses fonctions et gestionnaire du site (NEXETO). ·      Traitements nécessaires à la poursuite des intérêts légitimes.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 De quelle manière vos données à caractère personnel en tant que prospect et acquéreur d’un logement sont-elles traitées ?

 

Pour quelles finalités ? Quelles données à caractère personnel collectons-nous ? Qui peut avoir accès à vos données ? Sur quel fondement juridique se base le traitement ?
· Prospection des demandeurs de logement en accession à la propriété · Données d’identification détaillées (nom, prénom, date de naissance, nationalité, adresse postale, téléphone, adresse électronique, numéro unique d’enregistrement, etc.)

 

 

 · Personnel habilité de La SEMIS dans le cadre de l’exercice de ses fonctions

· Sous-traitants/ Prestataires La SEMIS dont mandataire chargé de la prospection 

 

 · Traitement basé sur le consentement pour les demandeurs non-locataires de La SEMIS

· Traitement nécessaire au respect d’obligations légales pour les demandeurs locataires de La SEMIS

 

 
·  Enregistrement et instruction des demandes

·  Gestion administrative des opérations d’accession

·  Réalisation des prêts à l’accession à la propriété et gestion des comptes associés

·  Suivi et réalisation des travaux dans le cadre de la vente d’immeuble à rénover.

 · Données d’identification détaillées (nom, prénom, date de naissance, nationalité, adresse postale, téléphone, adresse électronique, numéro unique d’enregistrement, etc.)

· Situation familiale et vie personnelle : (statut marital, situation locative, etc.)

· Vie professionnelle (emploi actuel, type de contrat, employeur, etc.)

· Données économiques et financières (montant, durée et échéance des crédits en cours ; avis d’imposition ou autre document prévu par la réglementation attestant des ressources ; assurances

 · Personnel habilité de La SEMIS dans le cadre de l’exercice de ses fonctions

· Sous-traitants/ Prestataires La SEMIS

· Organisme légalement autorisé à obtenir la communication des données

· Notaires

· Compagnies d’assurance

· Services instructeurs des dossiers d’agrément dans le cadre de procédures d’accession via un Prêt Social Location-Accession (PSLA)

· Personne morale avec laquelle le vendeur a signé une convention pour assurer la sécurisation de l’accession à la propriété ;

· Partenaires financiers chargés de l’élaboration des plans de financement

 ·  Traitements nécessaires à l’exécution d’un contrat pour les demandeurs non-locataires de La SEMIS

·  Traitement nécessaire au respect d’une obligation légale pour les demandeurs locataires de La SEMIS

3.4 Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

 

Documents locataires

  

Durée de conservation
·       Traitement des besoins techniques des locataires

·       Etat des lieux

·       Dossier locataire

 Durée de vie du bail + archivage pendant 5 ans
·       Eléments d’identification

 

 

 

·       Gestion des dispositifs de contrôle d’accès des locataires

 Les éléments d’identification ne doivent pas être conservés au-delà tu temps pendant lequel la personne est habilitée à pénétrer dans les locaux concernés.

 

Elles peuvent être conservées tant que la personne concernée bénéficie d’un droit d’accès.

 

L’historique de déplacement des locataires n’est pas conservé.
·       Dossier de demande de logement

 

 Suppression en cas d’attribution, radiation ou non renouvellement de la demande de logement puis archivage du dossier pendant 5 ans
·       Dossiers CAL

 

·       Enquêtes OPS/SLS

 5 ans
·       Avis d’imposition, carte d’identité 5 ans après l’attribution du logement

 
·       Ensemble des éléments constituants des pièces comptables (charges, quittancement) 10 ans
·       Données de connexions extranet locataire 13 mois
·       Attestation d’assurance 5 ans après le départ du locataire

 
·       Précontentieux lié aux troubles de voisinage

 

 2 ans à la dernière réclamation reçue
·       Contentieux pour impayés

 

 Suppression à compter de la prescription de l’action en exécution d’une décision de justice passée en force de chose jugée
·       Données relatives à des condamnations définitivement prononcées ou décision de justice ayant incidence sur le lieu de résidence Conservation jusqu’au départ du locataire ou de l’employé victime d’une agression pour éviter tout contact avec la personne condamnée
·       Suivi social

 

 Suppression à compter de la fin du suivi ou conservation pendant 5 ans après obtention du consentement de la personne concernée
·       Données relatives aux demandes d’exercice de droit 1 an à compter de la réception des demandes
·       Données de connexion (adresses IP, journaux d’événements…)

·       Données relatives aux mesures d’audience

 1 an

 

Les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou conservées au titre du respect d’une obligation légale, peuvent faire l’objet d’une politique d’archivage intermédiaire pour une période correspondant aux durées de prescription légale (et notamment le délai de droit commun de 5 ans).

 

3.5 Quels sont vos droits et comment les exercer ?

 

Comme énoncé précédemment, lorsque vos données font l’objet d’un traitement vous disposez de droits sur ces dernières.

 

 

Vous avez le droit de demande à La SEMIS si elle traite vos données et de vous transmettre les informations vous concernant.

A ce titre, vous pouvez :

Enfin, vous disposez du droit de rectifier vos données lorsque celles-ci sont incomplètes ou inexactes. Par exemple si votre situation familiale a changé, vous pouvez demander la correction de vos informations personnelles.

 

 

 

 

Ce droit vous permet de vous opposer à ce que vos données soient utilisées par La SEMIS. Pour ce faire, vous devez mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière.

 

Vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles si celles-ci sont traitées sur la base de l’intérêt légitime de La SEMIS. Il vous sera donc possible de vous opposer au traitement à tout moment.

 

 

Si vous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données ou si le traitement de vos données est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec La SEMIS, vous avez le droit à la portabilité de vos données.

 

Ce droit vous permet :

 

Toutefois, ce droit ne concerne que les données gérées de manière automatisée (les fichiers papiers ne sont pas concernés) et les données fournies par vous-même.

 

 

Ce droit vous permet de geler temporairement l’utilisation de vos données. Il peut être exercé en parallèle d’une autre demande de droit comme le droit d’opposition ou rectification par exemple. Cela vous permet de « mettre en pause » l’utilisation de vos données pendant l’étude de votre demande d’exercice de droit.

Dès lors, une fois le traitement de vos données mis en pause, celles-ci ne pourront être utilisées que dans les cas suivants :

 

 

Ce droit vous permet tout simplement d’obtenir la suppression de vos données personnelles.

 

Vous pouvez demander l’effacement de vos données si :

 

Dans certain cas, La SEMIS ne pourra faire droit à votre demande en particulier si La SEMIS est dans l’obligation légale de conserver vos données ou encore si vos données sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (Ex : données utilisées dans le cadre de la gestion d’un contentieux).

 

 

Pour exercer vos droits ou tout autre question relative au traitement de vos données vous pouvez contacter notre DPO par courrier à l’adresse [DPO SEMIS 52 cours genêt 17100 SAINTES] ou par mail [dpo@semis-ophlm.com]. Si vous le souhaitez, vous pouvez également exercer vos droits sur place en vous présentant à l’accueil, votre demande sera ensuite relayée à notre DPO.

 

Toutefois, il est précisé que quel que soit le mode d’exercice de droit choisi, chacune de vos demandes doit être accompagnée d’éléments permettant de justifier votre identité.

Une fois votre demande reçue, sachez que nous disposons d’un délai d’un mois pour vous répondre. Ce délai pourra être suspendu si votre demande nécessite des éléments complémentaires.

 

3.6 Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union Européenne ?

Vos données ne font l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union Européenne.

Dans l’hypothèse où La SEMIS aurait recours à des sous-traitants situés en dehors de l’Union Européenne, nous nous engageons à s’assurer que les sous-traitants présentent des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du présent règlement et garantisse la protection des droits de la personne concernée.

 

3.7 Quelles mesures de sécurité mettons-nous en œuvre pour protéger vos données ?

 

 

3.8 Modification et accessibilité de la présente charte.

 

La présente charte est la seule opposable jusqu’à ce qu’une nouvelle version la remplace.

 

Elle est susceptible d’évolution, La SEMIS se réserve le droit de la mettre à jour ou de la modifier à tout moment et sans préavis.

 

Il vous est donc conseillé de la consulter régulièrement. Si vous continuez à utilisation nos services après modification de la présente charte, cela constitue acceptation de votre part desdits changements.

 

De plus, cette charte peut-être également consultable au sein de La SEMIS. Il vous est également possible d’en réclamer une copie auprès de l’accueil de votre organisme.